Gestão de cartões de combustível corporativos: otimizar seus custos

Os cartões de combustível corporativos são adotados por milhares de empresas no Brasil hoje em dia, seduzidas por diversas vantagens ligadas à sua utilização.

Porém, as pessoas responsáveis pela gestão das frotas e responsáveis pelo setor de compras, devem estar cientes de que alguns procedimentos são necessários para aproveitar ao máximo essas vantagens, ou pelo menos otimizá-las. Os cartões de combustível mostram todo seu potencial de benefícios logo quando são adotados e também ao longo de sua utilização, principalmente quando implementados com um certo rigor e atenção especial de alguns pontos-chaves.

Existem regras para uma gestão correta e saudável dos cartões de combustível? Como negociar corretamente sua implantação para obter o máximo de benefícios em termos de gestão das despesas de combustível? Quais são as dificuldades encontradas durante a utilização dos cartões e quais pontos são importantes conhecer para uma boa relação com os fornecedores dos cartões?

Fazer uma boa negociação do serviço de cartão de combustível corporativo a ser adotado para aproveitar ao máximo suas vantagens

Para se beneficiar o máximo de todas as vantagens ligadas à gestão das despesas de deslocamentos profissionais fazendo uso de um cartão de combustível corporativo, é importante analisar diversos pontos desde a implantação do dispositivo.

A principal etapa da implantação dos cartões de combustível na sua empresa

Uma das principais vantagens dos cartões de combustível corporativos é a possibilidade de controlar as despesas com abastecimento da frota.

Saber quem fez uma despesa e de qual valor, em qual posto de combustível e em qual trajeto, é um grande avanço, principalmente em termos de gestão administrativa, pois o lançamento das notinhas é eliminado e uma fatura única é enviada para a empresa, recapitulando todas as despesas e o detalhe das mesmas.

Mas a vantagem mais palpável é a obtenção da diminuição das despesas com combustível.

Isso é possível graças à utilização das ferramentas de gestão e monitoramento que acompanham os cartões, onde é possível:

• Restringir o uso do cartão para um tipo específico de combustível;
• Definir uma quantidade limite de litros por transação;
• Restringir a utilização do cartão a alguns dias específicos;
• Restringir horários de utilização do cartão;
• Definir uma zona geográfica para as transações;
• E por fim, determinar quais produtos e serviços podem ser pagos com o cartão além do combustível (pedágios, estacionamento, manutenção do veículo, limpeza, produtos nas lojas de conveniência etc).

O gestor da frota deverá estabelecer progressivamente esses limites e determinar alertas automáticos de limite por e-mail e limites para bloqueio total do cartão para cada tipo de operação.

Os aplicativos e plataformas conectados aos cartões, permitem conhecer os hábitos de direção e a quilometragem efetuada após cada abastecimento, para que a análise das despesas com a frota seja cada vez mais precisa.

Tirar proveito dos benefícios em termos de gestão

Uma gestão adequada dos cartões de combustível permite um aproveitamento máximo em relação à gestão da frota de veículos da empresa, principalmente se for o caso do aluguel de longa duração de veículos.

Pois é possível acompanhar a quilometragem efetuada de cada veículo com um cartão associado, desta maneira é possível:

• Comparar os hábitos de direção e consumo dos diversos condutores no mesmo veículo e no mesmo trajeto;
• Evitar as penalidades ligadas à quilometragem excedida definida em contratos de leasing e de antecipar as evoluções necessárias aos contratos;
• Solicitar adaptações no aluguel mensal quando a quilometragem média efetuada por veículo mensalmente evolui favoravelmente em relação aos valores previstos em contrato.

Além disso, cada vez mais as locadoras de veículos em leasing propõem como serviço adicional, seus próprios cartões de combustível corporativos.

Manter uma boa relação com a bandeira emissora e conhecer as limitações

É importante que a relação com o fornecedor do cartão seja bem estabelecida desde o início do contrato. Porém, antes mesmo desta etapa, é necessário avaliar as limitações da utilização dos cartões de combustível na empresa.

Gestão da relação com o fornecedor de cartões de combustível

O fornecedor ou bandeira emissora dos cartões de combustível podem ter diversas origens

Como por exemplo:

• Grupos petrolíferos;
• Bandeiras de cartões de crédito convencionais;
• Empresas especializadas em cartões de benefícios;
• Locadoras de veículos de longa duração.

Indiferente do fornecedor, é importante saber que as tarifas dos cartões de combustível, de sua emissão, das taxas de gestão, de locação, podem ser negociadas. Como todos os serviços direcionados às empresas, a negociação é baseada principalmente no volume consumido.

Portanto, é importante que a empresa que deseja implementar um serviço de cartão de combustível, realize projeções do consumo dos cartões. Esta análise é importante pois algumas redes de abastecimento conveniadas propõem reduções no valor do litro do combustível proporcionais ao volume consumido verificado ou projetado.

Além disso, algumas bandeiras emissoras propõem um valor fixo nacional para cada tipo de combustível, desta forma o usuário pagará o mesmo preço pouco importa o local onde o condutor irá abastecer.

Todas essas dimensões são importantes no início das negociações do contrato com a bandeira emissora, assim como ao longo da duração da prestação do serviço. Portanto, é necessário acompanhar esses dados regularmente para que renegociações futuras possam ser feitas.

Estar ciente das limitações

Apesar de todas as vantagens dos cartões de combustível corporativos, eles possuem algumas limitações:

• O dispositivo não é muito adaptado às empresas muito pequenas, para estas estruturas os cartões pré-pagos “especial combustível” podem ser mais interessantes;
• A rede de postos de abastecimento parceira nunca é realmente 100% suficiente. Até mesmo para os cartões com múltiplos parceiros conveniados, é importante verificar se os principais postos onde a empresa abastecerá são conveniados, ou seja, os que estão próximos da empresa ou dos trajeto regulares.
• Desta forma, seria uma triste realidade todas as economias previstas graças ao serviço dos cartões de combustível, serem dizimadas pelo fato de não ter um posto conveniado na proximidade e ter de realizar muito quilômetros até encontrá-lo.

• Ademais, mesmo sendo o custo mensal por cartão bem baixo, este serviço possui um certo custo além do valor mensal por cartão, é necessário incluir os custos reativos às taxas de gestão.
• Além disso, algumas bandeiras emissoras também solicitam um valor de garantia caução, principalmente para os cartões pós-pagos, ou dito de crédito. Esse valor pode se aproximar do equivalente a um mês de consumo de combustível de acordo com as previsões efetuadas.
• Por fim, apesar de todas as ferramentas, todos os relatórios e métodos de controle de despesas possíveis fornecidos juntamente com os cartões de combustível corporativos, o controle de gastos com combustível só é possível com a participação dos colaboradores da empresa, portadores dos cartões e que os utilizam cotidianamente para o abastecimento.
• É indispensável sensibilizar os colaboradores do benefício do dispositivo e sobre seu modo de funcionamento para que os cartões sejam utilizados corretamente. Mesmo sabendo que não é fácil transmitir uma noção de responsabilidade para alguém que está ciente de que não pagará a conta do produto consumido.

Você quer implantar o serviço de cartões de combustível na sua empresa? Compare gratuitamente os orçamentos de diversos fornecedores de cartões de combustível preenchendo o nosso formulário!