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Os cartões de combustível corporativos: funcionamento e benefícios
Ao contrário do sistema de prestação de contas clássico com o acúmulo de notinhas, o funcionamento dos cartões de combustível foi concebido para ser mais simples possível para todos os seus usuários, do gestor da frota até o colaborador-condutor que está em deslocamento profissional.
Entretanto, algumas regras são importantes a serem seguidas para que todos possam se beneficiar ao máximo das vantagens desse dispositivo.
Quais são as condições de utilização no dia a dia? Em quais postos de abastecimento os cartões podem ser utilizados? Quem são os prováveis beneficiários que utilizarão os cartões? Quais são os benefícios inerentes à sua utilização?
O funcionamento dos cartões de combustível corporativos no cotidiano
As condições de funcionamento dos cartões de combustível no dia a dia são definidas de acordo com as autorizações concedidas pelo gestor da frota. Independentemente dessas condições, ter conhecimento dos postos de abastecimentos nos quais o cartão é aceito, é primordial para usufruir ao máximo dos benefícios dos mesmos.
Condições
Todas as empresas podem se beneficiar de um cartão de combustível corporativo, mas não uma pessoa física.
As condições de uso dos cartões pelo colaborador em deslocamento, dependem essencialmente das escolhas feitas pelo gestor da frota da empresa.
Neste sentido, o gestor da frota pode restringir o funcionamento dos cartões de combustível corporativos a:
- Um determinado tipo de combustível;
- Um determinado tipo de serviço, além do abastecimento;
- Uma determinada zona geográfica;
- Um certo valor por dia, semana, mês ou por transação;
- Uma determinada quantidade de litros de combustível por transação.
O gestor também pode decidir a completa interrupção do funcionamento do cartão e consequentemente, o pagamento das transações caso os limites tenham sido ultrapassados, ou simplesmente receber uma notificação.
Além dessas condições, o usuário do cartão deve assegurar-se de:
- Pagar as transações usando a faixa magnética e assinando o recibo;
- Ou digitar a senha dos cartões providos de um chip;
- Informar o número de seu veículo no momento do pagamento;
- Informar também a quilometragem do veículo no momento da transação (em todos os cartões).
Parâmetro essencial para o bom funcionamentos dos cartões de combustível corporativos, o tamanho da rede de postos conveniados
A primeira coisa que o beneficiário do cartão de combustível deve verificar antes de qualquer transação é simplesmente se o cartão é aceito pelo posto de abastecimento onde ele quer abastecer.
A rede de postos conveniados pode ser completamente diferente de uma bandeira emissora de cartão de combustível para a outra, podendo ser de algumas centenas de postos ou milhares em todo território nacional. Alguns cartões devem ser usados exclusivamente um uma determinada rede de postos, enquanto outros podem ser usados em uma rede de múltiplos parceiros conveniados.
Para identificar os locais de abastecimento, geralmente um aplicativo é proposto juntamente com o cartão de combustível, onde o condutor poderá localizar via GPS o posto mais próximo do seu trajeto, que aceitará o cartão.
Quais usuários e com quais benefícios?
O funcionamento dos cartões de combustível corporativos possuem uma vasta lista de vantagens para todos os beneficiários autorizados.
Possíveis beneficiários autorizados
Qualquer colaborador de qualquer empresa pode se beneficiar do funcionamento do cartão de combustível corporativo, uma vez que ele tenha sido autorizados pelo gestor da frota da empresa.
Atenção, pois em alguns casos os cartões estão atrelados a um veículo e não ao colaborador, em outros casos o cartão é de uso exclusivo de um profissional, ou ainda pode ser atribuído a um veículo determinado + colaborador específico.
Além disso, o uso dos cartões dotados de um chip, está limitado aos colaboradores que conhecem a senha do cartão.
Benefícios dos cartões de combustível corporativos para colaboradores em viagens profissionais
Os cartões de combustível corporativos possuem inúmeras vantagens para seus usuários:
- A primeira vantagem é não precisar mais pagar as despesas do próprio bolso durante suas viagens.
- A gestão das notinhas também é mais simples, pois a bandeira do cartão enviará uma fatura única ao gestor da frota, contendo todas as transações de todos os cartões da empresa.
- O detentor do cartão de combustível pode comprar outras coisas além do combustível com seu cartão, como limpeza, manutenção do veículo, pedágios, estacionamentos, produtos nas lojas de conveniência etc. Praticamente todas as despesas de viagens podem ser pagas com o cartão e onde o colaborador não precisar usar fundos próprios.
- Além disso, alguns cartões oferecem descontos no preços do combustível e são portanto mais baratos do que o valor da bomba. As modalidades variam muito de um fornecedor a outro.
Mas como esta última vantagem beneficia principalmente o gestor da frota, o colaborador que gostaria que seu empregador simplificasse a gestão dos deslocamentos profissionais e das prestações de contas de viagens, poderá transmitir este comparativo de cartões de combustível corporativos à pessoa responsável
E dizer para essa pessoa que para avaliar corretamente esse considerável benefício econômico, basta solicitar o máximo possível de orçamentos de cartões de combustível
Como por exemplo através do serviço online do site Companeo que possibilita a solicitação de orçamentos da maioria das bandeiras de cartões de combustível do mercado em apenas alguns cliques!